Tabla de contenido:
1- ¿Cómo elegir un sistema de Facturación Electrónica?
2- 10 tips para elegir un Sistema de Facturación Electrónica

1- ¿Cómo elegir un sistema de Facturación Electrónica?

En el mercado, existen varios sistemas de facturación electrónica, pero no todos los sistemas pueden satisfacer las necesidades reales de tu negocio. Quizás algunos de los sistemas ofrecen funcionalidades que son demasiado para lo que buscas y puedan representar un mayor gasto del esperado; otros pueden ser más técnicos; y por el contrario, muchos otros pueden tener varias restricciones, como las facturas máximas por mes o la limitante de RFC’s. Entonces, ¿cuál de todas estas opciones deberías elegir? ¿Cuál te conviene más?

Para poder facilitarte esta decisión, en este artículo te daremos 10 tips sobre los puntos más importantes que debes tomar en cuenta para encontrar el sistema de facturación más adecuado para tu empresa.

2- 10 tips para elegir un Sistema de Facturación Electrónica 

  1. Asesoría. 
    Esto es muy importante, si no cuentas con experiencia en sistemas de facturación necesitarás la mejor orientación posible. Si tu empresa es pequeña o mediana y buscas un gran proveedor, te enfrentarás a un servicio masivo y posiblemente tan general que no puedan soportar las pequeñas preguntas y dudas sobre el proceso de facturación.
  1. Actualización fiscal. 
    Tu situación fiscal debe estar actualizada para cumplir con las obligaciones fiscales. En este sentido deberás emitir y recibir la versión más reciente de comprobantes fiscales, que es la 3.3,  así como contar con el Recibo Electrónico de Pagos (REP) –también conocido como CFDI de pagos–, además de la cancelación de CFDI.
    Un punto importante aquí es asegurarse de que los formatos de documentos, como las facturas electrónicas o los CFDI 3.3 cumplan con la normativa tributaria del Anexo 2.0, lo que significa que deben ser instruidos por el SAT en base al catálogo (clasificación digital de proveedores, producto tipos y servicios)
  1. Servicio de timbrado para CFDI. 
    Algunos proveedores ofrecen la venta de un sistema de administración empresarial que a su vez permite generar facturas electrónicas, mientras que otros ofrecen solo servicio de timbrado, es decir, la posibilidad de emitir facturas electrónicas sin que el servicio esté ligado a la compra de un sistema, pero tienen un número limitado de facturas al mes.
  1. Integración. 
    Si bien la integración es una funcionalidad propia de los software contables más avanzados, la integración del sistema de facturación electrónica con el software de contabilidad podría optimizar considerablemente los procesos dentro de tu empresa.
    Para los negocios que están  considerando el crecimiento empresarial, la integración podría reportar muchos beneficios, principalmente, porque permite llevar un mayor orden de los documentos y con ello, minimizar el riesgo de errores al momento de generar balances o presentar libros contables ante el SAT.
  1. Que se ajuste a tu giro. 
    Adquiere un programa de facturación que pueda soportar un aumento en el volumen de tus operaciones, además de que se adapte a tu actividad principal como vender productos o servicios.
    El objetivo es que el programa de facturación sea capaz de emitir CFDIs con una mayor frecuencia y rapidez para no retrasar pagos y cobros, además de almacenar tu información.
  1. Soporte Técnico. 
    El soporte técnico es de suma importancia a la hora de elegir un software de facturación electrónica, ya que podrían surgir dudas que requieran de un experto, por lo que debes considerar la calidad del servicio prestado por el proveedor a elegir. Por ello, un buen consejo al momento de evaluar soluciones de facturación electrónica es verificar la calidad del soporte técnico, así te puedes asegurar de contar con ayuda cada vez que lo requieras.
  1. Sistema en la nube. 
    Un buen sistema de facturación debe permitir la creación y timbrado de facturas desde cualquier dispositivo con conexión a internet y un navegador compatible, sin necesidad de descargar ningún tipo de software, para facturar desde cualquier lugar y a cualquier hora.
  1. Accesibilidad.
    Antes de contratar cualquier sistema de facturación, te recomendamos realizar una prueba desde tu celular, tu computadora u otro dispositivo para verificar que sí se puede acceder desde cualquiera de estos dispositivos y/o navegadores, o bien, leer las letras pequeñas para  corroborar estos aspectos más técnicos.
  1. Resguardo de facturas. 
    Un buen sistema de facturación debe resguardar tus facturas por lo menos los 5 años que el SAT solicita, incluso si ya no compras más folios o renuevas tu membresía.
  1.  Periodo de prueba.
    Solicita un periodo de prueba del software de facturación. El objetivo es conocer la capacidad del sistema y verificar que cumpla y esté actualizado en cuanto a las normas fiscales.

Esperamos que estos 10 puntos te faciliten la decisión de elegir el mejor sistema de facturación electrónica para tu empresa o negocio.

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