En este blog vamos a platicarte cómo se transformó la factura de papel a electrónico y cómo la usamos los mexicanos. ¡Es bastante interesante la historia!
Tabla de contenido:
1- ¿Qué es la factura?
2- ¿Cómo se transformó la factura electrónica?
3- Principales elementos de la factura electrónica.
4- ¿Sabes cuál es la diferencia entre factura digital y factura electrónica?
5- ¿Cómo hacer una factura correctamente?
6- El llenado del CFDI 4.0
7- Ventajas y desventajas de la factura electrónica.
8- Los errores más comunes al facturar 4.0
Te contamos un poquito de la historia de cómo surgió la factura electrónica.
En México, junto con Chile, fue el primer país en implementar la también llamada e-Factura en América Latina y el Caribe, hace ya más de una década. A mediados del año 2022, países como Perú apenas están anunciando su obligatoriedad.
No obstante, la situación de ciertas naciones de Sudamérica no es única. De hecho, la región latinoamericana es la más activa en nuestro continente y llama la atención que en Estados Unidos continúen con sus recibos impresos puesto que la factura electrónica apenas se incorporó este 2022 como programa piloto.
¿Qué es la factura?
Una factura es un documento que detalla la información sobre una transacción comercial entre un proveedor y un cliente. Es emitida por el proveedor como una solicitud de pago por bienes entregados o servicios prestados al cliente. La factura suele contener la siguiente información:
- Información del proveedor: Nombre, dirección y datos de contacto del proveedor.
- Información del cliente: Nombre, dirección y datos de contacto del cliente.
- Fecha de emisión: Un número único que identifica la factura de manera individual.
- Descripción de los bienes o servicios: Detalles de los productos entregados o servicios prestados, incluyendo cantidades, precios unitarios y cualquier otra información relevante.
- Total a pagar: El monto total a pagar por los bienes o servicios, incluyendo impuestos y cualquier otro cargo adicional.
- Términos de pago: Condiciones de pago acordadas entre el proveedor y el cliente, como el plazo de pago y los métodos de pago aceptados.
- Información fiscal: En algunos países, se requiere incluir información fiscal adicional, como números de identificación fiscal del proveedor y del cliente.
La factura es un documento importante tanto para el proveedor como para el cliente, ya que sirve como registro contable de la transacción y como comprobante de pago. Además, las facturas son utilizadas para propósitos fiscales y contables, ya que permiten el seguimiento de los ingresos y gastos de una empresa.
¿Cómo se transformó la factura electrónica?
La factura electrónica es una versión digitalizada de la factura tradicional en papel. Su transformación implica el uso de tecnologías de la información y la comunicación para generar, transmitir, recibir y almacenar las facturas de manera electrónica.
En los siguientes puntos te explicamos cómo se ha llevado a cabo esta transformación:
- Emisión electrónica: En lugar de generar una factura en papel, el emisor utiliza sistemas informáticos para crear la factura electrónica en formato digital. Esta factura contiene la misma información que una factura en papel, pero se encuentra en un formato electrónico.
- Firma digital: Para garantizar la autenticidad e integridad de la factura electrónica, se utiliza una firma digital o un sello electrónico. Estos mecanismos de seguridad aseguran que la factura no ha sido alterada y proviene del emisor especificado.
- Transmisión electrónica: La factura electrónica se transmite electrónicamente desde el emisor a receptor. Esto puede realizarse mediante el uso de diferentes medios, como correo electrónico, servicios en línea, intercambio electrónico de datos u otros canales seguros.
- Recepción electrónica: El receptor de la factura electrónica la recibe en formato digital. Puede ser directamente en su sistema informático o a través de una plataforma específica para la gestión de facturas electrónicas.
- Almacenamiento electrónico: En lugar de archivar la factura en papel, tanto el emisor como el receptor almacenan la factura electrónica en formato digital. Esto puede realizarse en sistemas internos o en plataformas de almacenamiento en la nube.
La implementación de la factura electrónica tiene varios beneficios, como la reducción de costos y tiempos asociados con la emisión y el manejo de facturas en papel, la automatización de procesos, la mejora en la gestión de documentos y la reducción del impacto ambiental al eliminar el uso de papel.
Es importante destacar que los requisitos y procedimientos para la emisión y recepción de facturas electrónicas pueden variar según el país y las regulaciones fiscales específicas. Cada jurisdicción puede tener su propio marco normativo y sistemas de facturación electrónica.
Principales elementos de la factura electrónica.
Por el momento el comprobante fiscal contiene los siguientes elementos mínimos de validación:
- Timbre fiscal.
- Sello Digital.
- Cadena original de certificación.
- Formatos XML y PDF.
¿Sabes cuál es la diferencia entre factura digital y factura electrónica?
¡No te preocupes! Es muy fácil distinguir la diferencia entre factura digital y factura electrónica. Ahora, la diferencia puede variar dependiendo del contexto y el país, ya que estos términos a menudo se utilizan de manera intercambiable. Sin embargo, en general, se puede hacer la siguiente distinción:
- Factura digital: Se refiere a una factura que se encuentra en formato digital, pero puede seguir teniendo características de una factura en papel. Por lo general, una factura digital es un documento generado en formato PDF u otro formato electrónico legible por máquinas. Puede ser enviado por correo electrónico o descargado de un sitio web. Aunque se genera digitalmente, aún puede requerir impresión y firma manual antes de ser enviada al cliente.
- Factura electrónica: Se refiere a una factura que ha sido creada, transmitida, recibida y almacenada en formato electrónico, cumpliendo con los requisitos legales y fiscales específicos establecidos por las autoridades competentes. La factura electrónica se caracteriza por ser un documento totalmente digital, que utiliza técnicas de seguridad, como firmas digitales o sellos electrónicos, para garantizar su autenticidad e integridad. Además, la factura electrónica se transmite electrónicamente de un sistema a otro, sin la necesidad de imprimirse en papel.
¿Cómo hacer una factura correctamente?
¿Aún no sabes cómo facturar por primera vez? Estos son los datos fiscales que necesitarás:
- Ingresa a la página oficial del SAT: sat.gob.mx.
- Elige la opción “Factura electrónica”.
- Selecciona “Genera tu factura”.
- Proporciona credenciales de identificación (RFC, e.firma y contraseña).
- Teclea el código captcha para verificar identidad.
- Da clic en “Generación de CFDI”.
- Elige la opción “Capturar comprobante”.
- Verifica tus datos (Datos del emisor).
- Ingresa el RFC del receptor.
- Prosigue con el llenado dando clic en “Siguiente”.
- En el apartado “Comprobante” completa los datos de fecha, hora, código postal y moneda de pago.
- En caso de aún no recibir el pago correspondiente podrás elegir la opción “99 por definir” en “Métodos de pago”.
- En la sección “Conceptos” ingresa la categoría que corresponde a tus bienes o servicios comercializados.
- Agrega la relación de precio, descuento e impuesto en cada apartado hasta lograr el registro global de tu factura.
- Y por último, añade tu firma electrónica en el comprobante fiscal digital y captura los datos del Certificado de Sello Digital.
Ahora conoces todos los pasos y requisitos para generar tu factura electrónica. Si es la primera vez que lo haces, aprovecha las facilidades que te otorga el portal del SAT, el cual se vuelve cada vez más amigable con los usuarios. Tan solo asegúrate de contar con los datos necesarios, y te darás cuenta de que realizar tus propias facturas es más rápido de lo que pensabas.
El llenado del CFDI 4.0
El llenado del CFDI 4.0 (Comprobante Fiscal Digital por Internet versión 4.0) se realiza siguiendo una serie de pasos y requisitos establecidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) en México. A continuación Factura.com te proporciona una guía básica sobre el llenado de facturación electrónica CFDI 4.0:
- Datos generales del emisor y receptor:
- Registra los datos fiscales completos del emisor del comprobante (tu empresa): nombre, RFC, domicilio fiscal, entre otros.
- Ingresa datos fiscales completos del receptor (cliente): nombre o razón social, RFC, domicilio fiscal, etc.
- Conceptos:
- Agrega los conceptos o productos/servicios que estás facturando, incluyendo su descripción, cantidad, valor unitario y monto.
- Puedes agregar múltiples conceptos al comprobante.
- Impuestos:
- Indica los impuestos que aplican a los conceptos, como el Impuesto al Valor Agregado (IVA) o el Impuesto Sobre la Renta (ISR).
- Especifica las tasas de impuestos correspondientes a cada concepto.
- Complementos:
- Añade los complementos requeridos según las disposiciones vigentes, como el Complemento de Recepción de Pagos (para pagos en parcialidades), el Complemento de Nómina (para recibos de sueldos), entre otros.
- Forma de pago:
- Indicar la forma en que se realizará el pago, ya sea en efectivo, transferencia, cheque, entre otros.
- Datos adicionales:
- Puedes incluir datos adicionales en el CFDI, como el número de pedido, condiciones de pago, descuentos, entre otros.
- Sello digital y certificado:
- Una vez que hayas completado todos los datos requeridos, debes generar el sello digital del comprobante utilizando un certificado de sello digital válido.
- Timbrado:
- Una vez que hayas generado el sello digital, debes enviar el comprobante a un proveedor autorizado de certificación (PAC) para que realice el proceso de timbrado, que consiste en agregar los datos de folio fiscal y el sello del PAC al CFDI.
- Almacenamiento y envío:
- Guarda una copia del CFDI para tus registros.
- Envía el CFDI timbrado al receptor, ya sea impreso o en formato electrónico.
Es importante mencionar que este es sólo un resumen general del proceso de llenado del CFDI 4.0. Te recomendamos consultar directamente la guía oficial del SAT y contar con asesoría especializada para asegurarte de cumplir correctamente con todos los requisitos y normativas vigentes.
Ventajas y desventajas de la factura electrónica:
La factura electrónica ofrece diversas ventajas y desventajas en comparación con la factura en papel. Sigue leyendo, ya que te detallaremos algunas de las principales:
Ventajas de la factura electrónica:
- Eficiencia y ahorro de costos: La emisión, envío y procesamiento de facturas electrónicas es más rápido y eficiente que el manejo de facturas en papel. Se reducen los costos asociados con la impresión, envío postal y almacenamiento físico de documentos.
- Ahorro de espacio y medio ambiente: Al eliminar el uso de papel y archivos físicos, se ahorra espacio de almacenamiento y se reduce el impacto ambiental. La factura electrónica contribuye a la reducción de la deforestación y el consumo de recursos naturales.
- Automatización y reducción de errores: Los sistemas informáticos pueden automatizar el proceso de generación, envío y recepción de facturas electrónicas. Esto minimiza la posibilidad de errores humanos, como datos incorrectos o cálculos erróneos.
- Agilidad en la gestión y seguimiento: Las facturas electrónicas se pueden gestionar de manera más eficiente, permitiendo un seguimiento en tiempo real del estado de las facturas, pagos pendientes y vencimientos. Esto facilita la planificación financiera y mejora la gestión del flujo de efectivo.
- Mejora en la seguridad y autenticidad: La factura electrónica utiliza técnicas de seguridad, como firmas digitales y sellos electrónicos, que garantizan la autenticidad e integridad de la factura. Esto reduce el riesgo de falsificación y fraude.
Desventajas de la factura electrónica:
- Acceso a la tecnología: La adopción de la factura electrónica requiere el acceso a la tecnología adecuada, como sistemas informáticos y conexión a internet. Esto puede ser un desafío para pequeñas empresas o áreas con infraestructura limitada.
- Costos iniciales de implementación: La implementación de sistemas y software para la factura electrónica puede requerir una inversión inicial significativa. Esto puede ser una barrera para algunas empresas, especialmente las más pequeñas.
- Seguridad y privacidad: Si no se implementan medidas de seguridad adecuadas, existe el riesgo de que los datos de la factura electrónica sean vulnerables a ataques cibernéticos o violaciones de privacidad.
- Adaptación y capacitación: La transición de la factura en papel a la factura electrónica puede requerir un período de adaptación y capacitación para los empleados y los participantes en el proceso comercial. Esto implica aprender a utilizar los sistemas electrónicos y ajustar los procedimientos internos.
Los errores más comunes al facturar 4.0
En Factura.com, una plataforma digital de facturación electrónica, hemos identificado los principales errores al realizar una factura electrónica 4.0. A continuación te los enlistamos:
- El campo Nombre del emisor, debe pertenecer al nombre asociado al RFC registrado en el campo RFC del Emisor. Indica que aún no hemos actualizado o agregado la razón social de nuestro panel, tal cuál viene en la constancia de situación fiscal, todo en mayúsculas, respetando signos de puntuación, acentos y espacios en blanco; si se trata de una persona moral, no debe llevar el régimen de capital (SA de CV, SC, etc.). Para solucionarlo, sólo debes actualizar la razón social de tu RFC emisor en Configuraciones – Detalles de tu empresa.
- El campo Nombre del receptor, debe pertenecer al nombre asociado al RFC registrado en el campo Rfc del Receptor. Indica que aún no hemos actualizado o agregado la razón social de nuestro cliente tal cuál viene en la constancia de situación fiscal, todo en mayúsculas, respetando signos de puntuación, acentos y espacios en blanco; si se trata de una persona moral, no debe llevar el régimen de capital (SA de CV, SC, etc.). Para solucionarlo, sólo debes actualizar la razón social de tu cliente en Catálogos – Detalles de tu empresa.
- El campo Domicilio Fiscal Receptor del receptor, debe pertenecer al nombre asociado al RFC registrado en el campo RFC del Receptor. Por el momento la autoridad sólo está pidiendo validar que el código postal corresponda al que se tiene registrado en la constancia de situación fiscal, por lo que ése es el que debemos de escribir para resolver este error. Ve a Catálogos – Clientes y edita a tu cliente para corregir este error.
Si eres nuestro cliente y tienes alguna duda de cómo realizar una factura, no dudes en contactarnos por nuestros distintos medios de atención al cliente para brindarte toda la información que requieras. Y si aún no eres parte de Factura.com y estás en busca de servicio de facturación electrónica para tu empresa, te invitamos a conocernos.
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