Aprende a priorizar tu trabajo

Tabla de contenido:
1- ¿Qué significa priorizar?
2- 6 técnicas para priorizar las tareas en el trabajo
3- ¿Por qué es importante priorizar?
4- Consejos para aprender a priorizar de manera efectiva

En el día a día de tu jornada laboral cuando tienes muchas cosas por hacer, ¿sabes cómo priorizar tus actividades? Seguramente tienes una lista de tareas y comienzas con cualquier al azar, o tal vez realizas tus actividades de acuerdo a lo que llega como “urgente”, o bien simplemente decides comenzar por la tarea que parece más fácil. Sin una planeación clara terminarás dedicando la mayor parte del tiempo en simplemente terminar todas las actividades y gastando tu energía en estar ocupado todo el día.

Esto muchas veces puede generar frustración y la sensación de que a pesar de haber trabajado mucho sigues sin contemplar todos los objetivos asignados, esta es la principal razón por lo cual es muy importante ser capaces de establecer prioridades en el trabajo, llenar tu día con tareas que no tienen impacto en un objetivo final es una pérdida de tiempo.

Si aprendemos a priorizar nuestras tareas de manera efectiva podremos garantizar que cada tarea aporte valor a nuestro trabajo y así evitar que las tareas sin importancia desordenen la lista de tareas pendientes.

¿Qué significa priorizar?

Priorizar significa dar prioridad a una determinada cosa y/o actividad, y en el caso de las tareas en el trabajo significa hacer una cosa antes que otra.

Suena sencillo, pero muchas priorizar las actividades en el trabajo se nos complica cuando nos piden muchas cosas a la vez y simplemente no sabemos por dónde empezar.

Antes de empezar a planificar nuestro día a día, es importante reconocer cuáles son las horas del día en las que nuestra actividad mental está al 100%, esto nos ayudará a ser más productivos para priorizar en ese momento las tareas que necesiten mayor concentración.

A continuación te compartiremos 6 técnicas de priorización para que aprendas a aprovechar al máximo tu día de trabajo.

6 técnicas para priorizar las tareas en el trabajo

1. Tener una sola lista con todas las tareas por realizar: Una priorización efectiva comienza por comprender todo lo que se necesita hacer; esta técnica consiste en escribir todas las actividades que tengas que realizar, incluso las tareas más básicas, no olvides nada y es una buena idea incluir tanto tus tareas personales como las laborales en una sola lista. Una vez que tengas todas las actividades por escrito, se deben clasificar según la importancia, urgencia, duración y recompensa de cada tarea.

2. Identificar tareas cortas y tareas importantes: Al finalizar tu día laboral dedica unos minutos para planificar el día siguiente. Para que esta técnica funcione debes hacerte el hábito diario de hacer una lista con las prioridades que debes atender al día siguiente, identifica solo 5 tareas que sean realmente importantes, esto te obliga a priorizar y a poner tu atención en eso que es realmente importante. Además, tu lista debe tener otras 5 tareas que te tomen menos de 10 minutos para así intercalar tareas cortas, como mandar la invitación de una junta, con las actividades que tienes pendientes.

3. Matriz de tiempo de Eisenhower: Esta técnica nos enseña que no todo es tan urgente como parece y que nosotros no debemos atender todo lo que está a nuestro alrededor. Para llevar a cabo esta técnica debemos considerar 2 variables, la importancia y la urgencia.

Tareas importantes y urgentes: Son las tareas de mayor prioridad y que deben completarse primero ya que muchas veces tienen una fecha límite cercana. No debes tener muchas tareas clasificadas en esta sección, porque eso significa que tuvimos una mala planificación previamente.
Tareas importantes, pero no urgentes: Son todas las actividades que pasan a la segunda posición de prioridad ya que aún tenemos tiempo para realizarlas, pero que no debes descuidar. Marca tiempo en tu calendario para hacer estas tareas sin interrupciones.
Tareas urgentes, pero no importantes: Son actividades que usualmente se pueden delegar, si tú eres el único que puede resolver la tarea entra a tu segunda lista de prioridades, si la puedes delegar eliminala de tu lista.
Tareas ni urgentes ni importantes: Son las actividades más operativas de tu trabajo, deben realizarse pero no tienes tiempos de entrega, puedes dedicarte un día a la semana a atender esta sección de actividades.

4. Metodología de las tareas más importantes (MITI): Esta técnica busca garantizar que se dé prioridad a las tareas más importantes, creando una lista separada de solo tres tareas que deben hacerse ese día. Esas tareas deben ser elegidas más por su importancia que por su urgencia, para decidir, hazte preguntas orientadas a los objetivos como ¿qué tareas tendrán el mayor impacto en el resultado final? ¿Qué puedo hacer hoy para alcanzar ese objetivo?

5. Bloquear tu agenda de trabajo: Muchas veces el día a día está lleno de interrupciones y de reuniones con lo cual es difícil conseguir el tiempo para estar concentrado en lo que se debe hacer. Esta técnica consiste en reservar 2 horas diarias de tu agenda para tus prioridades. Al bloquear tu agenda no podrán invitarte a reuniones a esas horas y reduces la posibilidad de interrupciones.

6. Técnica de Pomodoro: Esta técnica consiste en tener intervalos de tiempo cortos y con extrema productividad. Debes elegir una tarea y dedicarle 20 minutos exclusivamente a esa tarea, sin distracciones de email, llamadas o visitas, es un periodo de tiempo en el que debes estar concentrado en completar esa tarea. Luego debes descansar entre 5 y 10 minutos, en este tiempo puedes revisar tu correo o atender un tema que no te quite más tiempo que el indicado para el descanso.

Una tarea exigente puede tomarte 4 periodos de Pomodoro, si te organizas bien por pequeñas etapas de 20 minutos podrías completarla incluso antes. Es importante señalar que esta técnica es útil solo si seleccionas una tarea de tu lista de prioridades.

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¿Por qué es importante priorizar?

Como lo mencionamos al inicio muchas veces tenemos nuestra lista de tareas por hacer y es muy común empezar a hacer cualquier tarea al azar. Si, estás trabajando y realizando tus actividades, pero en lugar de estar perdiendo el tiempo tratando de mantenerte ocupado es mejor establecer prioridades por las siguientes razones:

Empezarás por las actividades de alto impacto y no solo por las actividades que son más fáciles aunque no sean las más importantes.
Tomarás en cuenta las dependencias, muchas veces para realizar tus actividades necesitarás de información y recursos de otros departamentos y de otras personas, por lo que los retrasos en esas áreas también pueden retrasarte a ti. Cuando priorizas tus actividades, toma en cuenta esas dependencias para aprovechar de manera más eficiente tu tiempo y no detenerte por un problema que no está en tus manos resolver.
Gestionar expectativas, no existe ningún truco o estrategia para ayudarte con una carga de trabajo grande, pero priorizar tus tareas en el trabajo te permite ajustar las fechas de vencimiento o los alcances de un proyecto cuando sea necesario.

Consejos para aprender a priorizar de manera efectiva

Sabemos que priorizar tus tareas te puede llegar a resultar complicado e incluso estresante. Te damos estos sencillos consejos que son claves de todas las técnicas que mencionamos anteriormente para ayudarte a establecer tus prioridades de la mejor manera:

Anota todo, recuerda incluir tus tareas personales y laborales en un solo lugar.
Evalúa objetivos a largo plazo, considera cuales son grandes objetivos a largo plazo y el trabajo que necesitas hacer para alcanzarlos.
Desglosa los objetivos más grandes, esto te ayudará a entender cómo lograr tus objetivos a largo plazo, puedes desglosarlos en logros anuales, mensuales y semanales.
Define tiempos de entrega claros, y asigna tiempo de entrega incluso cuando no sea necesario.
Prioriza las tareas urgentes e importantes, fija un tiempo específico para trabajar en cosas relevantes, pero no urgentes, y delega o quita todas las demás tareas.
Evita las distracciones.
Esfuérzate, cuando tu lista de tareas se está volviendo demasiado exigente, prioriza el esfuerzo y completa primero las tareas más difíciles.

Recuerda que el propósito de organizar y priorizar tus actividades es pasar el tiempo trabajando en tareas importantes que te llevarán en la dirección correcta, así como invertir tu tiempo de manera más productiva.

Aplicando las técnicas que aquí te presentamos podrás mejorar tu capacidad para establecer prioridades en el trabajo, te sentirás menos frustrado y estarás más enfocado y predispuesto. El objetivo es realizar actividades que impliquen cumplir con tus objetivos, pero lo más importante es que seas constante con el método que decidas poner en práctica.

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